POLÍTICA DE PRIVACIDADE HLB SISTEMAS LTDA

O timeshifter é um aplicativo de gestão de tempo voltada para escritórios de advocacia, desenvolvido pela HLB Sistemas LTDA, sediada na cidade de São Paulo, Estado de São Paulo, na Rua dos Pinheiros, nº 1057, Apt 1712, sala 1 B, CEP 05422-012. Esta política descreve como coletamos, utilizamos, armazenamos e compartilhamos dados pessoais e sensíveis, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, de 14 de agosto de 2018 (LGPD - Lei nº 13.709/2018). Nosso objetivo é ser transparente sobre nossas práticas e assegurar que os dados sejam tratados de forma ética, segura e alinhada às expectativas dos titulares, à LGPD e demais leis aplicáveis.

1. COLETA E TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS: A HLB Sistemas, através do timeshifter, realiza a coleta de diferentes categorias de dados pessoais para oferecer seus serviços de forma eficiente, ética, personalizada e segura. Esses dados incluem informações fornecidas diretamente pelos usuários, bem como dados coletados durante o uso do aplicativo.

Dados de Cadastro: Os dados de cadastro são tratados para permitir a criação e autenticação de contas de usuários, viabilizar a comunicação entre o aplicativo e os usuários, e garantir o pleno funcionamento das funcionalidades oferecidas. Coletamos o e-mail dos usuários, que é utilizado para autenticação no aplicativo, envio de notificações importantes e recuperação de senha em caso de perda de acesso. Além disso, ao optar pela autenticação via Microsoft, podem ser coletadas informações do perfil, como displayName (nome de exibição), givenName (primeiro nome), mail (e-mail principal), photo (foto de perfil), surname (sobrenome) e userPrincipalName (nome principal do usuário). Esses dados são essenciais para garantir a personalização do serviço e a integração com ferramentas externas. Coletamos ainda o número de telefone do usuário, por ele informado ao vincular sua conta, utilizado para identificá-lo e viabilizar o lançamento de registros por meio do WhatsApp. O número permanece vinculado à conta enquanto o vínculo estiver ativo.

Dados de Uso e Operacionais: A HLB Sistemas, através do timeshifter, coleta informações oriundas do uso do aplicativo, necessárias para a operação e otimização de suas funcionalidades principais. Entre esses dados, estão os aplicativos abertos, que são captados para alimentar a inteligência artificial do aplicativo e viabilizar a montagem automática dos timesheets. Também são coletados os horários de utilização, utilizados para compor os registros temporais das atividades realizadas, e as informações dos clientes do escritório e demandas extra ou judiciais, que são cadastradas diretamente pelos usuários no aplicativo, de maneira manual, ou por integração com outros sistemas. Ou seja, os dados coletados são os disponibilizados pelo usuário. Esses dados permitem que a inteligência artificial categorize as atividades dentro de contextos específicos, como associados a um cliente ou projeto específico. Além disso, são coletadas preferências locais configuradas pelo usuário, como permissões de captura de tela (printscreen) e notificações toast. Essas preferências são armazenadas apenas localmente, garantindo maior controle e segurança para os usuários. O usuário poderá, ainda, registrar seus lançamentos por meio do WhatsApp, enviando-os em formato de texto ou de áudio. O conteúdo assim enviado é da mesma natureza e tratado para a mesma finalidade dos lançamentos realizados diretamente no aplicativo. As mensagens de áudio são processadas exclusivamente em memória para fins de transcrição automática, sendo a gravação descartada imediatamente após a conversão em texto, de modo que apenas o texto transcrito é armazenado.

Dados Técnicos do Dispositivo: Para garantir a compatibilidade técnica e a segurança do aplicativo, coletamos dados técnicos sobre os dispositivos utilizados para acessá-la. Isso inclui o modelo de hardware, sistema operacional, endereço IP e a versão do software em uso. Esses dados ajudam a identificar e corrigir problemas técnicos, além de melhorar continuamente a experiência do usuário no aplicativo.

Dados Pessoais Sensíveis: Não é escopo da HLB Sistemas, em relação ao uso do timeshifter, realizar a coleta ou o tratamento de dados pessoais sensíveis, uma vez que a coleta das informações acessadas pelo usuário deve estar restrita ao contexto de suas atividades profissionais, como o uso da internet e o manuseio do sistema operacional. Caso o usuário não deseje que haja a captura dos dados pessoais sensíveis, ele tem a possibilidade e deve interromper a captura pelo timeshifter, manipular a informação, fechar as abas e janelas, e retomar a captura, sendo esta a única maneira de impedir a coleta. Na hipótese da coleta acontecer, é dever do usuário acessar o aplicativo e providenciar a eliminação da informação.

Dados Adicionais: Além dos dados mencionados, utilizamos uma extensão de navegador para coletar informações de navegação e enviá-las diretamente para o aplicativo local do timeshifter, garantindo seu pleno funcionamento. Já em nosso website institucional, que possui apenas uma área de administrador, empregamos cookies, tags e pixels para coletar dados de interação. Isso inclui o tipo de navegador utilizado, páginas visitadas, falhas do sistema e outras atividades relacionadas à experiência do usuário. Esses dados são essenciais para compreender o uso do site e implementar melhorias contínuas. Cookies são arquivos ou informações que são armazenadas em seus dispositivos quando você visita os sites ou utiliza os serviços online de uma empresa. Eles são utilizados para facilitar o uso e acelerar a experiência futura do usuário. Há 03 (três) tipos de cookies: 1. Necessários (fundamentais para o funcionamento correto do site e para o uso dos serviços oferecidos, sendo possível que você mesmo configure seu navegador para bloqueá-los); 2. de sessão (utilizados durante a navegação, armazenados em memória e não em disco, melhorando a experiência do usuário no website e que expiram quando você fecha o navegador); e 3. de desempenho (ajudam a entender como os visitantes do site interagem). É possível que você utilize as configurações de seu navegador de preferência para desabilitar ou remover cookies a qualquer momento, porém algumas funcionalidades poderão ser afetadas e deixar de funcionar da maneira idealmente esperada.

3. DADOS DE MENORES DE IDADE: A HLB Sistemas não coleta intencionalmente dados pessoais de menores de idade, nem permite que eles sejam usuários do timeshifter. Caso seja identificado que algum dado foi fornecido por um menor sem a devida autorização, a HLB Sistemas tomará medidas imediatas para excluir essas informações de seus sistemas. Apesar disso, é possível que haja o tratamento de dados pessoais de menores de idade, na eventualidade de eles assumirem algum tipo de posição na relação jurídica diligenciada pelo advogado usuário.

4. DIREITO DOS TITULARES DE DADOS:Como titular de dados, você possui uma série de direitos, dentre os quais se destaca:

a) confirmação do tratamento e acesso aos dados;

b) correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;

c) anonimização ou eliminação de dados;

d) portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto;

e) eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento do titular;

f) informação das entidades públicas e privadas com as quais houve compartilhamento;

g) informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e revogação do consentimento.

Na condição de operadora quanto ao conteúdo dos timesheets, a HLB encaminhará ao escritório-controlador as solicitações que envolvam esses dados, podendo atendê-las diretamente quando dispuser das informações necessárias e mediante instrução do controlador. As solicitações podem ser encaminhadas ao Encarregado indicado na Seção 9 (Contato).

5. COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS: A HLB Sistemas, em relação aos usuário do timeshifter, compartilha dados apenas para garantir o funcionamento eficiente de seus serviços, sempre em conformidade com a LGPD. Como exemplo, informações podem ser enviadas para a Microsoft Azure, que oferece armazenamento e processamento seguro na nuvem quando contratado, e para a Azure OpenAI Services, responsável por suportar a inteligência artificial usada na automatização de timesheets, inexistindo, contudo, a atividade de retreinamento do motor de inteligência artificial com os dados capturados. Quando o usuário opta por enviar lançamentos por meio do WhatsApp, as mensagens trafegam pela infraestrutura da Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Cloud API), responsável pelo recebimento e encaminhamento dessas mensagens à HLB Sistemas, sem que haja compartilhamento para finalidades publicitárias. Os dados também podem ser compartilhados pelos usuários com os clientes cadastrados, para gerar relatórios ou associar atividades a casos e projetos. A HLB Sistemas, em relação ao timeshifter, não compartilha dados para fins publicitários ou de monetização externa. Qualquer compartilhamento ocorre exclusivamente para finalidades operacionais, com parceiros que seguem altos padrões de segurança e privacidade. Como garantimos a segurança no compartilhamento? A HLB Sistemas utiliza medidas rigorosas para garantir a segurança das informações durante o compartilhamento. Isso inclui criptografia de dados, acesso restrito a informações sensíveis e parcerias com fornecedores que seguem padrões internacionais de proteção, como ISO/IEC 27001.

5.1. Transferência Internacional de Dados: Para viabilizar a geração automática dos timesheets, a etapa de inferência de inteligência artificial é processada no Azure OpenAI Service, na região East US 2 (Estados Unidos da América), ao passo que os dados em repouso permanecem na região Azure Brazil South (São Paulo). Essa operação configura transferência internacional de dados pessoais, nos termos da LGPD.

Inexistindo, quanto aos Estados Unidos, decisão de adequação da ANPD, a transferência é realizada com amparo nas salvaguardas contratuais assumidas pela Microsoft Corporation no Adendo de Proteção de Dados de Produtos e Serviços Microsoft (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum – “DPA”), documento público que integra a contratação dos serviços Microsoft Azure e Azure OpenAI, disponível em https://aka.ms/dpa, pelo qual a Microsoft e seus suboperadores se vinculam, em todas as localidades de processamento, a obrigações de segurança da informação (certificações ISO/IEC 27001, 27002 e 27018), confidencialidade, criptografia em trânsito e em repouso, tratamento restrito às instruções do cliente, vedação de uso dos dados para finalidades próprias e notificação de incidentes de segurança. Não há retreinamento do motor de inteligência artificial com os dados transferidos. Adicionalmente, a transferência fundamenta-se no consentimento específico e em destaque do titular, nos termos do art. 33, VIII, da Lei nº 13.709/2018: antes da ativação das funcionalidades de inteligência artificial, o usuário é informado sobre o caráter internacional da operação descrita nesta seção e manifesta sua concordância expressa. O consentimento pode ser revogado a qualquer momento, mediante solicitação ao Encarregado indicado na Seção 9 (Contato), hipótese em que as funcionalidades que dependem da transferência internacional poderão tornar-se indisponíveis, sem prejuízo do tratamento realizado sob o consentimento anteriormente manifestado. A HLB Sistemas acompanha a regulamentação da ANPD sobre transferências internacionais (Resolução CD/ANPD nº 19/2024) e atualizará esta política sempre que o mecanismo de transferência aplicável for alterado, inclusive mediante a celebração das cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela Autoridade, tão logo disponibilizadas pela Microsoft.

O envio de lançamentos por meio do WhatsApp também envolve transferência internacional de dados pessoais, uma vez que as mensagens trafegam pela infraestrutura da Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Cloud API), com processamento nos Estados Unidos da América. Essa transferência é realizada com fundamento no art. 33, II, “b”, da LGPD e amparada nas Cláusulas-Padrão Contratuais aprovadas pela ANPD (Anexo II da Resolução CD/ANPD nº 19/2024), incorporadas, sem modificações, ao WhatsApp Business Global Data Transfer Addendum – documento público disponível em https://www.whatsapp.com/legal/DTA –, celebrado entre a HLB Sistemas, na qualidade de controladora e exportadora, e a WhatsApp LLC, na qualidade de operadora e importadora, quando da adesão aos termos comerciais da plataforma.

São aplicadas medidas técnicas e organizacionais de proteção durante a transferência, incluindo criptografia de dados em trânsito e em repouso, endpoint privado sem tráfego pela internet pública e o compromisso de não utilização dos dados para treinamento de modelos.

O titular pode solicitar informações sobre a transferência internacional, bem como cópia das cláusulas contratuais aplicáveis (observados os segredos comercial e industrial), por meio do e-mail labella@timeshifter.com.br.

6. RETENÇÃO E EXCLUSÃO DE DADOS: Os dados são armazenados em servidores da Microsoft Azure, que utilizam medidas avançadas de segurança para proteger as informações. Após a exclusão da conta, os dados são removidos do sistema principal, permanecendo em backups por um período de até 7 dias, exclusivamente para recuperação emergencial, salvo nas hipóteses legais que determinam a retenção por período maior.

Exclusão de Dados Após Período de Retenção: Os dados consolidados armazenados pelo timeshifter (isto é, informações classificadas e exibidas diretamente no aplicativo) serão automaticamente excluídos após 1 (um) ano, desde que:

• O contrato com o usuário tenha permanecido ativo durante esse período;

• O usuário não tenha excluído os dados por conta própria;

• O contratante não tenha excluído os dados por conta própria ou configurado uma exclusão automática em um prazo menor.

Essa exclusão ocorrerá de forma definitiva e irreversível, garantindo a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e os princípios de minimização e limitação do armazenamento de dados. Caso o usuário deseje manter os dados além desse período, deverá realizar a exportação das informações antes da exclusão automática.

Os registros das conversas mantidas com o usuário por meio do WhatsApp (conteúdo das mensagens enviadas e respectivos registros de data e hora) são retidos por até 45 (quarenta e cinco) dias corridos, contados do recebimento, exclusivamente para fins operacionais, de suporte e de garantia da integridade dos lançamentos, sendo eliminados de forma automática ao término desse prazo. O número de telefone vinculado à conta não se sujeita a esse prazo, permanecendo associado à conta enquanto o vínculo estiver ativo.

6.1. Retenção dos Logs Brutos de Atividade: Os logs brutos de atividade capturados pelo timeshifter (tais como janelas abertas, processos e eventos registrados automaticamente no sistema) são armazenados exclusivamente para fins de validação técnica, geração das sugestões automáticas de preenchimento de timesheets e garantia da integridade das informações apresentadas ao usuário.

Prazos de retenção:

• Os logs brutos serão eliminados de forma automática e definitiva em até 45 (quarenta e cinco) dias corridos, contados a partir da data de captura.

Findo o prazo acima, permanecerão armazenados apenas os dados consolidados exibidos diretamente no timesheet do usuário. Em nenhuma hipótese os logs brutos são utilizados para retreinamento de modelos de IA. O acesso é restrito, e a guarda observa medidas técnicas e administrativas de segurança compatíveis com as melhores práticas.

7. CONFORMIDADE COM LEIS: A Política de Privacidade do HLB Sistemas LTDA é elaborada em estrita conformidade com a legislação brasileira aplicável, especialmente a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD - Lei nº 13.709/2018). Nosso compromisso é assegurar que todas as práticas de coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais estejam alinhadas às exigências legais e às melhores práticas de governança e proteção de dados. Além de cumprir a LGPD, adicionalmente, adotamos medidas proativas para garantir a conformidade com eventuais atualizações normativas e orientações emitidas pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), inclusive a Resolução CD/ANPD nº 19/2024 sobre transferência internacional de dados. Reafirmamos nosso compromisso em respeitar os direitos dos titulares, garantir a transparência no tratamento de dados pessoais e operar de maneira ética e responsável, sempre em sintonia com o marco regulatório vigente. Se tiver dúvidas sobre como nossa Política de Privacidade atende às exigências legais, entre em contato conosco por meio do e-mail contato@timeshifter.com.br.

8. ALTERAÇÕES A ESTA POLÍTICA: O HLB Sistemas LTDA reserva-se o direito de revisar e atualizar periodicamente esta Política para refletir mudanças na legislação aplicável, exigências regulatórias ou aprimoramentos operacionais e tecnológicos. Caso sejam realizadas alterações significativas, os usuários serão devidamente notificados por meio de canais apropriados, como envio de e-mail, notificações no aplicativo ou outros meios de comunicação previamente disponibilizados. Recomendamos que os usuários revisem periodicamente esta política para se manterem informados sobre eventuais modificações. A presente versão da Política de Privacidade foi atualizada pela última vez em 10/07/2026. Se você tiver dúvidas ou desejar mais informações sobre as alterações realizadas, entre em contato conosco pelo e-mail contato@timeshifter.com.br. Ao continuar utilizando nossos serviços após a implementação de alterações nesta política, você declara estar ciente e de acordo com as condições atualizadas.

9. CONTATO: Em caso de dúvidas, reclamações ou solicitações relacionadas à privacidade e proteção de dados, entre em contato com nosso Encarregado de Proteção de Dados (DPO):

Nome: Henrique Martins Labella Costa

E-mail: labella@timeshifter.com.br

A HLB Sistemas reafirma seu compromisso com a privacidade e segurança dos dados, oferecendo serviços alinhados às melhores práticas de mercado e respeitando os direitos dos titulares. Ao utilizar nossos serviços, você confia em nossa gestão, e retribuímos com dedicação à proteção de suas informações.